Gebaseerd op de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In dit reglement wordt vastgelegd hoe het bestuur van Stichting Seniorenbus omgaat met de aan haar verstrekte persoonsgegevens.

Begrippen

• Het bestuur bestaat uit de personen die zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel
• Leden (contribuanten) zijn allen betalende leden.
• Vrijwilligers zijn allen die met instemming van het bestuur werkzaamheden verrichten voor de stichting.
• Onder persoonsgegevens wordt verstaan, achternaam, voornaam, geboortedatum, adres, e-mailadres, telefoonnummer, bankrekeningnummer, rijbewijs, afloopdatum rijbewijs, al of niet gebruik van rollator en evt. telefoonnummer van de persoon die gebeld mag worden indien het lid niet bereikbaar is. Voorts datum aanvang vrijwilligerswerk resp. lidmaatschap.
• Onder stichting wordt verstaan de Stichting Seniorenbus te Zwijndrecht, zoals omschreven in de Statuten.
• Aanmeldingsformulier is het formulier om zich als lid/contribuant van de stichting aan te melden.
• Een bewerkingsovereenkomst is een overeenkomst tussen de stichting en de ontvanger van de gegevens. Deze zal worden opgesteld voor zover dit van toepassing zal zijn

Persoonsgegevens

De persoonsgegevens worden op een computer beheerd door de secretaris. Daartoe is een database programma ontwikkeld genaamd Busplan. In dit bestand zijn de onder punt 4 verstrekte gegevens verwerkt en opgeslagen.

De persoonsgegevens van de leden bevinden zich ook in een Excel bestand op de computer van de penningmeester.

Deze gegevens zijn nodig voor het vervaardigen van rittenlijsten teneinde de leden te kunnen vervoeren, het maken van roosters aangevende wanneer vrijwilligers dienst doen, felicitatiekaart bij verjaardag, e-mailadres voor communicatie met vrijwilligers, controle of rijbewijs tijdig is verlengd en het correct administreren van de binnenkomende contributiebedragen. Rijbewijsgegevens worden ook in een map op papier bewaard (enkel fotokopie van de voorkant van het rijbewijs).

Van het Busplan wordt regelmatig een back-up gemaakt in de cloud.

De penningmeester maakt van het Excel bestand steeds een back-up op een externe harde schijf, welke niet (permanent) is gekoppeld aan de computer.

De persoonsgegevens worden gedeeld met de bestuursleden.

De persoonsgegevens worden NIET verspreid aan derden, eigen leden/contribuanten en vrijwilligers.

De persoonsgegevens blijven bewaard zolang de persoon lid/contribuant is van de stichting.

Zodra het lid/contribuant zijn lidmaatschap heeft opgezegd, zullen de persoonsgegevens worden verwijderd uit het systeem van de secretaris en/of penningmeester en bij de overige bestuursleden worden deze gegevens verwijderd, voor zover zij deze gegevens in hun bezit hebben.

Zodra een vrijwilliger zijn/haar werkzaamheden beëindigt, zullen de persoonsgegevens na vijf kalenderjaren worden verwijderd uit het systeem van de secretaris.

Wat zijn uw rechten?

U heeft het recht de Stichting Seniorenbus te vragen welke [persoons]gegevens zij van u verwerkt. Stichting Seniorenbus zal op dit verzoek [schriftelijk/e-mail] binnen vier weken reageren. Vervolgens kunt u de Stichting Seniorenbus verzoeken deze gegevens aan te vullen of te verbeteren.

Aanmeldingsformulier

Indien iemand lid/contribuant wil worden van Stichting Seniorenbus zal zij of hij daartoe een aanmeldingsformulier moeten invullen en ondertekenen, zodat men akkoord gaat met het verwerken en opslaan van de gegevens genoemd in onder 4 van dit reglement.

Foto’s

Van activiteiten (fietstocht, evaluatieavond, etc) kunnen foto’s en/of video opnames worden gemaakt van de deelnemers. Dit beeldmateriaal zal eventueel worden gebruikt voor nieuwsbrief of website.

Indien iemand die op één van deze beelden voorkomt en publicatie niet op prijs stelt, zal de wens van deze persoon zoveel mogelijk worden gehonoreerd.

Datalek

Bij een eventueel datalek, zullen de leden en Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur na constatering hiervan in kennis worden gesteld.

Indien blijkt, dat alleen gegevens zijn gelekt, die slechts geringe kans geven op schending van rechten van betrokkenen, dan zal Autoriteit Persoonsgegevens niet in kennis worden gesteld. [art. 33.1]

In alle gevallen zullen betrokkenen worden geïnformeerd en zal de secretaris daarvan een registratie bijhouden.

Functionaris gegevensbescherming

Als stichting zijn we vrijgesteld van genoemde functionaris. Echter de secretaris zal wel als zodanig hiermee worden belast.